Power BI cho người mới: học gì trước, bài tập và lỗi thường gặp

Lần đầu mở Power BI, tôi kéo ngay một bảng Excel vào, bấm vài biểu đồ, thấy đẹp và nghĩ mình đã biết dùng. Hai tuần sau, khi sếp hỏi "doanh thu tháng này so với cùng kỳ năm trước", tôi mới nhận ra mình chưa biết gì: không có bảng ngày tháng, không có mô hình, và mọi công thức đều sai. Bài này là thứ tự học mà tôi ước có từ đầu, kèm bài tập theo tuần và những lỗi mà gần như người mới nào cũng mắc, kể cả tôi.

Power BI là gì và cần cài gì

Power BI là bộ công cụ của Microsoft để lấy dữ liệu từ nhiều nguồn, làm sạch, dựng mô hình, tính toán và trực quan hoá thành báo cáo tương tác. Với người mới, bạn chỉ cần Power BI Desktop, phần mềm chạy trên Windows và miễn phí để tải về. Việc chia sẻ báo cáo cho người khác qua Power BI Service cần tài khoản tổ chức và có thể cần giấy phép trả phí, nhưng đó là chuyện của sau này. Nếu dùng máy Mac, bạn sẽ cần máy ảo Windows hoặc một máy Windows khác, đây là hạn chế thật và nên biết trước khi bắt đầu.

Bên trong Power BI Desktop có bốn phần việc tương ứng với bốn kỹ năng: Power Query để lấy và biến đổi dữ liệu, mô hình dữ liệu để liên kết các bảng, DAX để viết công thức tính, và phần báo cáo để vẽ biểu đồ. Học đúng thứ tự này sẽ tiết kiệm cho bạn rất nhiều tháng.

Thứ tự học tôi khuyên

Bước 1: Power Query, làm sạch dữ liệu trước khi làm gì khác

Dữ liệu thực tế luôn bẩn: dòng tiêu đề nằm ở hàng thứ ba, cột ngày ở dạng chữ, số có dấu phẩy, một cột chứa hai thông tin. Power Query là nơi xử lý những thứ đó bằng thao tác bấm chuột, mỗi bước được ghi lại và chạy lại tự động khi dữ liệu mới về. Học: đổi kiểu dữ liệu, tách và gộp cột, lọc, bỏ dòng trống, Unpivot để chuyển bảng ngang thành bảng dọc, Append để nối nhiều file cùng cấu trúc, Merge để ghép bảng theo khoá. Riêng Unpivot và Append giải quyết phần lớn nỗi khổ của người làm báo cáo từ Excel.

Bước 2: mô hình dữ liệu, phần ít người chịu học

Người từ Excel sang thường muốn gom tất cả vào một bảng rộng. Power BI làm việc tốt nhất với mô hình hình sao: một bảng sự kiện (giao dịch, đơn hàng) ở giữa, xung quanh là các bảng chiều (khách hàng, sản phẩm, ngày tháng, khu vực), nối với nhau bằng quan hệ một-nhiều. Học: khoá chính và khoá ngoại, hướng lọc của quan hệ, tại sao cần bảng ngày tháng riêng, và cách tránh quan hệ nhiều-nhiều. Bỏ qua bước này, mọi công thức ở bước sau đều trở nên khó hiểu một cách vô lý.

Bước 3: DAX, bắt đầu từ measure chứ không phải cột tính

DAX là ngôn ngữ công thức. Người mới hay viết cột tính (calculated column) vì nó giống Excel, nhưng thứ cần học trước là measure, vì measure tính theo ngữ cảnh lọc của từng ô trong biểu đồ. Thứ tự: SUM, COUNT, AVERAGE, DIVIDE; rồi CALCULATE và cách nó thay đổi bộ lọc; rồi các hàm thời gian như tính luỹ kế năm, cùng kỳ năm trước; rồi biến VAR để công thức dễ đọc. Khái niệm quan trọng nhất và khó nhất là ngữ cảnh lọc và ngữ cảnh dòng, hãy dành riêng một tuần cho nó.

Bước 4: trực quan hoá, chọn biểu đồ theo câu hỏi

Mỗi biểu đồ trả lời một loại câu hỏi: cột để so sánh, đường để xem xu hướng, thẻ số để nêu chỉ số chính, bảng để tra chi tiết. Học cách dùng slicer, bộ lọc theo trang và theo báo cáo, drill down, tooltip và bookmark. Học cả những thứ không nên làm: biểu đồ tròn nhiều hơn năm phần, màu sắc không có nghĩa, một trang có hơn tám biểu đồ.

Bước 5: xuất bản và làm mới dữ liệu

Khi báo cáo đã dùng được, học cách xuất bản lên Power BI Service, đặt lịch làm mới, và chia sẻ. Với người tự học chưa có tài khoản tổ chức, bạn có thể bỏ qua bước này ban đầu và quay lại khi đi làm.

Kế hoạch 6 tuần với bài tập

1. Tuần 1, Power Query: lấy ba file Excel bán hàng của ba tháng với cột lộn xộn, nối thành một bảng sạch, chuyển cột ngày về đúng kiểu, Unpivot bảng doanh thu theo tháng nằm ngang.
2. Tuần 2, mô hình: tách bảng trên thành bảng giao dịch và các bảng chiều sản phẩm, khách hàng; tạo bảng ngày tháng bằng DAX hoặc Power Query; nối quan hệ và kiểm tra hướng lọc.
3. Tuần 3, DAX cơ bản: viết measure tổng doanh thu, số đơn, giá trị trung bình mỗi đơn, tỉ lệ đơn hoàn. Kiểm tra từng measure trong một bảng ma trận theo sản phẩm và theo tháng.
4. Tuần 4, DAX thời gian và CALCULATE: doanh thu luỹ kế năm, cùng kỳ năm trước, tăng trưởng phần trăm, doanh thu chỉ của một nhóm sản phẩm bất kể bộ lọc.
5. Tuần 5, báo cáo: dựng một trang tổng quan với bốn thẻ số, một biểu đồ xu hướng, một biểu đồ so sánh theo nhóm, một bảng chi tiết, slicer theo thời gian và khu vực. Dựng thêm một trang chi tiết có drill through từ trang tổng quan.
6. Tuần 6, làm lại từ đầu với dữ liệu khác: chọn một bộ dữ liệu khác hẳn, ví dụ dữ liệu nhân sự hoặc chi phí, và làm trọn quy trình trong hai buổi. Nếu bạn làm được mà không tra lại hướng dẫn quá ba lần, bạn đã qua giai đoạn người mới.

Lỗi người mới gần như ai cũng mắc

• Không có bảng ngày tháng riêng và dựa vào tính năng tự động tạo ngày của Power BI. Các hàm thời gian sẽ chạy sai hoặc không chạy, và file phình to.
• Dùng cột tính thay vì measure cho các phép tổng hợp. Kết quả sai khi lọc, file nặng, và sửa rất mệt.
• Một bảng phẳng khổng lồ thay vì mô hình hình sao. Ban đầu chạy được, sau vài tháng thêm nguồn dữ liệu mới là vỡ trận.
• Làm sạch dữ liệu trong Excel trước rồi mới đưa vào Power BI. Tháng sau có dữ liệu mới lại làm tay từ đầu. Hãy làm sạch trong Power Query để chạy lại tự động.
• Nhiều-nhiều ở khắp nơi vì chưa hiểu khoá. Số liệu nhân đôi mà không biết tại sao.
• Trang báo cáo quá nhiều biểu đồ, màu sắc rực rỡ, không có câu hỏi trung tâm. Người xem không biết nhìn vào đâu.
• Viết DAX bằng cách chép công thức trên mạng mà không hiểu ngữ cảnh lọc, đến khi kết quả sai thì không biết sửa.

Cần biết Excel hay SQL trước không

Excel ở mức biết bảng, hàm cơ bản và Pivot Table giúp bạn vào Power BI nhanh hơn, vì tư duy tổng hợp dữ liệu giống nhau. Không bắt buộc nhưng rất nên có. SQL không bắt buộc cho người mới, Power Query làm thay được nhiều việc. Tuy nhiên, khi bạn đi làm và dữ liệu nằm trong cơ sở dữ liệu lớn, SQL cơ bản để lấy đúng dữ liệu cần thiết sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian. Tôi khuyên học SQL sau khi đã qua sáu tuần ở trên.

Nếu bạn muốn có người dẫn qua thứ tự này, hãy chọn khoá học đi từ Power Query, mô hình, rồi DAX, có bộ dữ liệu thực hành đi kèm, thay vì khoá chỉ dạy vẽ biểu đồ. Trên khoahocsinhvien.com có vài khoá Power BI từ nền tảng đến phần trình bày báo cáo, bạn có thể tham khảo ở phần khoá liên quan. Dù học ở đâu, hãy tự làm tuần 6 với dữ liệu của chính bạn, đó mới là bài kiểm tra thật.

Câu hỏi thường gặp

Power BI có miễn phí không?

Power BI Desktop miễn phí để tải và dùng trên Windows, đủ cho toàn bộ quá trình học và làm báo cáo cá nhân. Chia sẻ báo cáo trong tổ chức qua Power BI Service có thể cần giấy phép trả phí tuỳ cách dùng, bạn nên kiểm tra với bộ phận công nghệ ở công ty.

Mất bao lâu để dùng được Power BI trong công việc?

Với kế hoạch sáu tuần ở trên và khoảng một giờ mỗi ngày, bạn làm được báo cáo cơ bản từ dữ liệu của mình. Để viết DAX tự tin với các bài toán phức tạp và dựng mô hình cho nhiều nguồn dữ liệu, bạn cần thêm vài tháng làm thật trong công việc.

Nên học Power BI hay Tableau?

Ở Việt Nam, Power BI phổ biến hơn trong doanh nghiệp vì đi kèm hệ sinh thái Microsoft và chi phí thấp hơn. Tableau mạnh về trực quan hoá và được dùng nhiều ở công ty nước ngoài. Học xong một công cụ, sang công cụ kia nhanh hơn nhiều vì tư duy mô hình và trực quan hoá dùng lại được. Với người mới ở Việt Nam, Power BI là lựa chọn thực dụng hơn.

DAX khó quá, có cách nào học dễ hơn không?

Hãy tạm dừng viết công thức và quay lại học ngữ cảnh lọc bằng cách đặt một measure đơn giản vào ma trận rồi quan sát từng ô thay đổi thế nào khi thêm bớt bộ lọc. Hiểu được ô đó được tính từ những dòng nào, bạn sẽ hiểu CALCULATE. Phần lớn người thấy DAX khó là vì bỏ qua bước này.